Qu’est-ce qu’un secrétaire médical ?
Un secrétaire médical organise les rendez-vous, traite les dossiers et accueille les patients dans un cabinet ou un établissement de santé. Il joue un rôle clé dans la gestion des tâches administratives et la coordination entre les médecins, le personnel et les usagers.
Le métier de secrétaire médical mêle organisation, communication et rigueur. Il s’exerce aussi bien en ville, en hôpital que dans des centres spécialisés et demande une bonne résistance au stress et beaucoup de discrétion.
Ce professionnel se situe au carrefour entre le corps médical et les patients. Il s’assure du bon déroulement des activités et aide à fluidifier la prise en charge des soins.
Quelles sont les missions d’un secrétaire médical ?
Le quotidien d’un secrétaire médical varie selon la structure : cabinet médical, clinique, hôpital public, laboratoire d’analyses, centre d’imagerie, etc. Quel que soit le service, certaines missions sont communes à tous les postes.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des patients : prise d’informations rapides et orientation vers le praticien ou le service
- Gérer la prise de rendez-vous et le planning des médecins via des outils numériques ou agendas papier
- Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers médicaux des patients : vérification des informations, respect des règles sur la confidentialité
- Saisir et transmettre les comptes rendus, courriers médicaux, ordonnances et divers documents après validation du praticien
- Préparer les consultations et suivre le flux logistique des patients dans la structure
- Assurer la gestion des appels, des courriers, du courrier électronique et la transmission des résultats ou comptes rendus
- Réaliser la facturation, le suivi des paiements, la gestion des feuilles de soins et tiers payant pour la Sécurité sociale et les mutuelles
- Maintenir la liaison entre les équipes soignantes, les médecins et les patients pour une circulation fluide des informations
- Recueillir et traiter les informations nécessaires pour le bon fonctionnement administratif du service
Dans les hôpitaux et les grands centres, le secrétaire médical peut parfois se spécialiser dans la gestion d’un service (ophtalmologie, radiologie, soins intensifs, chirurgie). Il intervient alors dans la coordination logistique du plateau technique, la prise en charge des urgences et la gestion des problématiques liées au service.
Quelles sont les compétences pour devenir secrétaire médical ?
Pour devenir secrétaire médical, il faut combiner plusieurs aptitudes et qualités personnelles.
Les hard skills regroupent :
- La maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion médicale (Doctolib, Médistory, Weda, Vega, Cegedim, etc.).
- La connaissance de la terminologie médicale et des bases en anatomie, pathologies ou pharmacologie. Savoir comprendre les prescriptions et retranscrire des comptes rendus médicaux.
- La gestion des dossiers administratifs complexes, le respect des protocoles de confidentialité et de sécurité.
- De bonnes capacités rédactionnelles, d'orthographe et de syntaxe pour la rédaction et la mise en forme de documents médicaux.
- L’utilisation de systèmes de gestion électronique de documents (GED) et parfois la gestion des outils de téléconsultation ou prise de rendez-vous en ligne.
Les soft skills sont autant recherchés que le savoir technique :
- Le sens de l’écoute, de l’accueil et de la diplomatie, car on gère souvent des personnes en situation de fragilité.
- L’endurance au stress face à l’affluence ou à des situations d'urgence.
- La discrétion, le respect du secret médical et la confiabilité.
- La rigueur, la ponctualité, l’organisation et la capacité à prioriser.
- La réactivité et la capacité à collaborer avec des profils variés : équipes soignantes, médecins, familles, mutuelles, services sociaux.
Outils et logiciels indispensables
- Doctolib (gestion des rendez-vous en ligne)
- Médistory (dossier médical informatisé en cabinet)
- Weda, Cegedim, Vega (logiciels de gestion administrative et médicale)
- Microsoft Office : Word, Excel, Outlook
- GED – Gestion électronique des documents
- Outils de télétransmission pour l’Assurance Maladie (SESAM-Vitale, AmeliPro)
- Téléphonie VoIP et outils d’accueil téléphonique
Quelles sont les formations ou études pour devenir secrétaire médical ?
Devenir secrétaire médical ne requiert pas obligatoirement de diplôme universitaire, mais la majorité des recruteurs privilégient les profils ayant suivi une formation dédiée. Plusieurs parcours existent.
Le titre professionnel de secrétaire médical(e), délivré par le ministère du Travail, est la principale certification reconnue. Ce titre est accessible en alternance, initial, formation continue ou via la validation des acquis de l’expérience (VAE).
Le BAC (général, technologique, voire professionnel ST2S) est le niveau minimum attendu. Le BTS Support à l’Action Managériale (SAM) ou le BTS Gestion de la PME peuvent aussi être utiles, complétés par une spécialisation médicale.
Les écoles privées et certains GRETA proposent des formations :
- Titre RNCP de secrétaire médical(e), en 1 an accessible après le BAC (en alternance ou présentiel)
- Diplôme de secrétaire médico-social(e)
Quelques universités proposent aussi des DU de secrétariat médical, mais ceux-ci restent plus rares.
Selon le contenu des formations, l’apprentissage porte sur la terminologie médicale, le droit de la santé, la gestion administrative, la bureautique, la facturation, la relation usager et le secret médical.
Des modules complémentaires existent pour doper l’employabilité : initiation à l’anglais médical, accompagnement à la prise en main des outils numériques, stage pratique, formation à l’accueil en santé mentale, formation à la gestion des situations conflictuelles…
Le stage en établissement de santé, souvent obligatoire, reste déterminant pour décrocher un premier emploi.
Quelles sont les évolutions professionnelles et perspectives de carrière ?
L’expérience acquise au poste de secrétaire médical ouvre la voie à de nombreuses évolutions internes ou externes.
Un secrétaire médical expérimenté peut accéder à la fonction de responsable de secrétariat médical ou évoluer vers un poste de coordinateur administratif en service hospitalier.
La mobilité verticale (chef de pôle administratif, responsable accueil hospitalier) ou horizontale vers d’autres métiers de la santé comme secrétaire médico-social, assistant de direction, gestionnaire de planning ou agent administratif de santé est envisageable.
Avec des formations complémentaires, des débouchés existent vers les métiers de la gestion administrative, de la qualité, ou du management d’équipe. L’accès à des postes en laboratoire, dans le secteur vétérinaire, pharmaceutique ou social est aussi possible.
Certaines évolutions offrent plus d’autonomie, comme travailler en tant que secrétaire médical indépendant pour plusieurs cabinets ou entreprises de santé.
La création d’une micro-entreprise peut aussi attirer les profils en quête d’indépendance ou de flexibilité. Il est courant d’accompagner des professions libérales ou des structures en développement, comme les centres de téléconsultation.
Le secteur public propose parfois des concours internes pour progresser dans la fonction publique hospitalière.
Le métier offre une ouverture sur un large éventail de perspectives et permet une adaptation constante aux besoins du monde médical et social.
Quel est le salaire d’un secrétaire médical ?
La rémunération varie selon l’expérience, la région, la structure (cabinet, clinique, hôpital, laboratoire, mutuelle, etc.) et le statut (salarié ou indépendant).
En début de carrière, un secrétaire médical perçoit en moyenne entre 1 550 et 1 750 € brut par mois. Le niveau monte à 1 900-2 200 € pour les profils confirmés, et peut grimper au-delà de 2 500 € pour les seniors et responsables de secrétariat en hôpital ou clinique. En indépendant, le TJM évolue selon la spécialisation, entre 110 et 240 € par journée travaillée.
Les salaires sont majorés à Paris et en Île-de-France, mais aussi en clinique ou établissements privés. Les statuts publics proposent parfois des primes ou des suppléments pour horaires décalés.
Les cabinets de ville ou petites maisons de santé proposent des grilles plus modestes, mais peuvent offrir une organisation souple.
Les facteurs principaux qui expliquent les écarts sont la localisation, le niveau de spécialisation, la charge de patientèle, et bien sûr la taille de la structure.
Quels sont les principaux secteurs d’activités et employeurs d’un secrétaire médical ?
Le secrétaire médical est présent dans tous les domaines du soin et de la santé. Il intervient dans les cabinets médicaux (médecine générale, spécialistes, centres dentaires), les cabinets paramédicaux (kinésithérapie, orthodontie, podologie), mais aussi dans les hôpitaux publics, les cliniques privées, les centres de radiologie, les laboratoires d’analyses médicales et les centres de prélèvement.
Il exerce aussi dans des structures de soins non programmés, permanences de santé, maisons de retraite médicalisées, centres de dialyse et services hospitaliers spécialisés (pédiatrie, oncologie, neurologie, psychiatrie, chirurgie).
Le secteur médico-social (associations, structures départementales, centres d’aide ou d’insertion) recrute également des secrétaires médicaux sous le titre de « secrétaire médico-social ».
D’autres opportunités existent chez les mutuelles d’assurance santé, compagnies d’assurance, CRO (organismes de recherche clinique), et entreprises de e-santé, de téléconsultation ou de solutions numériques de gestion de dossiers médicaux.
Enfin, certaines fonctions support dans les agences régionales de santé ou les services publics hospitaliers (CHU, AP-HP) présentent régulièrement des opportunités d’emploi.
Les employeurs majeurs sont : médecins libéraux, hôpitaux, cliniques, groupes privés de santé, laboratoires, centres spécialisés (réadaptation, psychiatrie), maisons de santé pluriprofessionnelles, structures associatives d’aide, réseaux de soin, organismes de sécurité sociale et maisons de retraite médicalisées.
